Datenschutz-Informationen zum Matrix Messenger nach Art. 13/14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

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Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der Universität Freiburg ein wesentliches Anliegen und wir möchten, dass Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten umfassend informiert sind.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) gemäß den gesetzlichen Vorgaben und gestalten dies in transparenter Weise. Mit den folgenden Datenschutzinformationen erläutern wir Ihnen, inwiefern in Zusammenhang mit der Nutzung des Matrix Messengers Ihre Daten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt. Zudem erhalten Sie Auskunft über Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sowie Ihre Rechte.

Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinne

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
gesetzlich vertreten durch die Rektorin
Prof. Dr. Kerstin Krieglstein
Friedrichstraße 39
79098 Freiburg
0761/203-0
info@uni-freiburg.de
https://www.uni-freiburg.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Der Datenschutzbeauftragte
Friedrichstraße 39
79098 Freiburg
datenschutzbeauftragter@uni-freiburg.de

Zuständige interne Stelle

Rechenzentrum der Universität Freiburg
Abteilung E-Learning
Hermann-Herder-Straße 10
79104 Freiburg
0761/203-4600
matrix-support@rz.uni-freiburg.de>

Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit und Zweck der Datenverarbeitung

Der Matrix Messenger hat den Zweck, den Mitgliedern und Angehörigen der Universität Freiburg eine synchrone schriftliche Kommunikation (Chat) sowie (Video)Anrufe zu ermöglichen. Er stellt damit eine datenschutzkonforme Alternative zu den nicht für dienstliche Zwecke freigegebenen Messengern wie WhatsApp, Telegram oder Slack dar. Die Kommunikation über den Matrix Messenger kann sowohl zwischen Einzelpersonen als auch in Gruppen erfolgen. Der Matrix Messenger eignet sich an der Universität Freiburg insbesondere für den Bereich der Lehre, für Arbeits- und Forschungsgruppen und für einfache Absprachen in der Teamkommunikation. In der Lehre bietet er im Vergleich zu etablierten Tools wie E-Mail ein kürzeres und direkteres Kommunikationsmittel, um Fragen im Lehrkontext zu beantworten oder um Diskussionen zu ermöglichen. Arbeitsgruppen können darüber hinaus verschiedene Räume mit unterschiedlichen Personenkonstellationen erstellen, um bestimmte Projekte oder Aufgabenbereiche zusammenzuführen und zu koordinieren. Insbesondere Forschungsgruppen profitieren vom föderalen Charakter des Systems: Der Matrix Messenger ermöglicht eine Kommunikation sowohl innerhalb der Universität als auch institutionenübergreifend mit Matrix Nutzerinnen und -Nutzern anderer wissenschaftlicher Einrichtungen, z.B. für Projektarbeiten.

Das Login im Matrix Messenger erfolgt mit dem UniAccount.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt bei der Nutzung des Matrix Messengers im Beschäftigtenkontext auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DSGVO i.V.m. § 15 Abs. 1, Abs. 4 LDSG i.V.m. §§ 83ff. LBG, bei der Nutzung des Matrix Messengers für Hochschulaufgaben auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DSGVO i.V.m. § 12 LHG und bei der Nutzung des Matrix Messengers für die Erfüllung sonstiger Aufgaben auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DSGVO i.V.m. § 4 LDSG.

Umfang der Datenerhebung

  1. Zugangsverwaltung: Vor- und Nachname, Matrix-ID, UniAccount, optional: Profilfoto (Avatar).
  2. Authentifizierung mittels UniAccount: Benutzername, Passwort (wird ausschließlich durch den Authentifizierungsprovider verarbeitet).
  3. Geräteidentifikation (Metadaten): IP-Adresse und Gerätename; verwendete Art des Endgeräts (Mobil/Desktop), Informationen zu Browser (Server-Log), Art und Anzahl der aktiven Sitzungen.
  4. Kommunikation: die Speicherung der Daten in Form gesendeter Nachrichten, die der/die Nutzer- und Nutzerin selbst einstellt, z.B. namentliche Erwähnung von natürlichen Personen, Textinhalte sowie Dateien, erfolgen in angemessener verschlüsselter Form.

Empfänger der Daten

Das Rechenzentrum der Universität Freiburg benötigt folgende Daten für den Betrieb des Matrix Messengers: siehe Umfang der Datenerhebung Ziffer 1- 3.

Im Rahmen der Nutzung des Dienstes werden folgende Daten an die Endgeräte der Gesprächspartnerinnen und -partner übermittelt: siehe Umfang der Datenerhebung Ziffer 1, 3 und 4.

Löschung der Daten

  1. Personendaten (nach Ziffer 1) werden in Abhängigkeit von der Löschung der Accountdaten aus den zentralen Identity Management Systemen der Universität Freiburg (z.B. nach Ausscheiden aus dem Dienstverhältnis oder der Exmatrikulation) auch auf dem Matrix-Homeserver gelöscht.
  2. Der Accountname (nach Ziffer 2) verbleibt intern im Matrix-Homeserver und kann aus technischen Gründen (persistente Eindeutigkeit des Accountnamens) nicht gelöscht werden. Er kann nicht mehr durch Clients oder Nutzerinnen und Nutzer abgerufen oder angezeigt werden.
  3. Metadaten (nach Ziffer 3) werden nach Ablauf einer Woche automatisiert aus den Server-Log-Files gelöscht.
  4. Kommunikationsinhalte der Nutzerinnen und Nutzer in Form von Chatnachrichten und Medien (nach Ziffer 4) werden automatisiert nach 12 Monaten gelöscht. Diese Daten können von den Nutzerinnen und Nutzern jederzeit auch eigenständig gelöscht werden.

Ihre Rechte als betroffene Person

Änderungshistorie

Erste veröffentlichte Version, Stand 11.04.2024