Abteilung E-Learning
Universität Freiburg
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Der Matrix Messenger hat den Zweck, den Mitgliedern und Angehörigen der Universität Freiburg eine synchrone schriftliche Kommunikation (Chat) sowie (Video)Anrufe zu ermöglichen. Er stellt damit eine datenschutzkonforme Alternative zu den nicht für dienstliche Zwecke freigegebenen Messenger-Diensten wie WhatsApp, Telegram oder Slack dar. Die Kommunikation über den Matrix Messenger kann sowohl zwischen Einzelpersonen als auch in Gruppen erfolgen. Der Matrix Messenger eignet sich an der Universität Freiburg insbesondere für den Bereich der Lehre, für Arbeits- und Forschungsgruppen und für einfache Absprachen in der Teamkommunikation. In der Lehre bietet er im Vergleich zu etablierten Tools wie E-Mail ein kürzeres und direkteres Kommunikationsmittel, um Fragen im Lehrkontext zu beantworten oder um Diskussionen zu ermöglichen. Arbeitsgruppen können darüber hinaus verschiedene Räume mit unterschiedlichen Personenkonstellationen erstellen, um bestimmte Projekte oder Aufgabenbereiche zusammenzuführen und zu koordinieren. Insbesondere Forschungsgruppen profitieren vom föderalen Charakter des Systems: Der Matrix Messenger ermöglicht eine Kommunikation sowohl innerhalb der Universität als auch institutionenübergreifend mit Matrix-Nutzerinnen und -nutzern anderer wissenschaftlicher Einrichtungen, z.B. für Projektarbeiten.
Bei der ersten Anmeldung im Matrix Messenger müssen diese Nutzungsbedingungen in der jeweils aktuellen Fassung zur Kenntnis genommen und akzeptiert werden. Wir weisen explizit darauf hin, dass Sie sich im Matrix Messenger nicht anonym bewegen und Verstöße gegen diese Nutzungsbedingungen sanktioniert werden. Strafrechtlich relevante Sachverhalte werden zur Anzeige gebracht.
Der Matrix Messenger steht allen Mitgliedern und Angehörigen der Universität Freiburg mit gültigem UniAccount zur Verfügung. Die Benutzung von Matrix ist freiwillig. Eine Erreichbarkeit kann im dienstlichen Kontext ausschließlich innerhalb der Dienstzeit erwartet werden.
Die Nutzung des Matrix Messengers hat für Zwecke des Informations- und Meinungsaustauschs zu erfolgen. Rechtlich verbindliche Erklärungen, Feststellungen und Regelungen bzw. Vereinbarungen sowie solche mit formalem Charakter sind separat zu dokumentieren und auf einem anderen sicheren Kommunikationsweg, z.B. per E-Mail, zu versenden und ggf. zu verakten.
Der Matrix Messenger dient grundsätzlich zur Kommunikation im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit intern wie extern. Die private Nutzung ist in geringfügigem und angemessenem Umfang gestattet, sofern hierdurch die Arbeitsleistung oder sonstige dienstliche Belange nicht beeinträchtigt werden.
Vertrauliche und höchst persönliche Informationen sowie sonstige sensible Daten (z.B. Gesundheitsdaten) dürfen über den Matrix Messenger nicht kommuniziert werden.
Mit der Registrierung erklären Sie sich damit einverstanden, dass andere Uni-interne Nutzerinnen und Nutzer des Matrix Messengers auf demselben Homeserver (matrix.uni-freiburg.de) Sie unter Ihrem Klarnamen suchen und anschreiben können.
Die direkte Möglichkeit zur Kommunikation benötigt jedoch ein vorheriges Einverständnis der/des eingeladenen Nutzerin/Nutzers (Einladung annehmen/ablehnen).
Das Login im Matrix Messenger erfolgt mit dem UniAccount. Bei der Registrierung während des ersten Logins an den Dienst werden wie bei anderen zentralen Universitätssystemen neben dem UniAccount der Vor- und Nachname übernommen und gespeichert. Vorname, Nachname und UniAccount sind für alle Uni-internen Nutzerinnen und Nutzer des Matrix Messengers sichtbar und durchsuchbar, so dass sichergestellt ist, dass die Kommunikation tatsächlich mit der intendierten Zielperson erfolgt und die Gefahr von Verwechslungen minimiert wird. Die übernommenen Daten können nicht innerhalb von Matrix durch die Nutzerinnen und Nutzer geändert werden, sondern unterliegen den etablierten Prozessen zur Änderung von Personenstammdaten an der Universität Freiburg.
Der föderale Charakter des Matrix-Protokolls erlaubt es zudem, nicht nur Mitglieder und Angehörige der Universität Freiburg zu kontaktieren und in Gruppenräume einzuladen, sondern auch mit Personen zu kommunizieren, die einen Account auf einem anderen an die Föderation angeschlossenen Matrix-Homeserver außerhalb der Universität besitzen. Dies ist insbesondere für hochschulübergreifende Forschungsgruppen relevant.
Von externen Matrix-Nutzerinnen/Nutzern anderer Matrix-Homeserver können Sie jedoch ausschließlich durch die Eingabe Ihrer vollständigen Matrix-ID gefunden werden. Ihre Matrix-ID setzt sich wie folgt zusammen: @<UniAccount>:<server-name>; z.B. @hf1034:matrix.uni-freiburg.de
Die Kommunikation über den Matrix-Messenger kann in den folgenden Formen durchgeführt werden:
Die Anzeige des Status (Online/Offline) ist serverseitig aus Datenschutzgründen deaktiviert. Es wird somit immer der Status "Offline" angezeigt.
Die Nutzerinnen und Nutzer sind verpflichtet,
Erhalten Admins und/oder Moderatorinnen/Moderatoren der jeweiligen Chaträume Kenntnis von rechtswidrigen Inhalten im Sinne der Buchstaben h – j und des § 5 der Netzbenutzungsordnung (NBO, siehe Schlussbestimmungen) innerhalb der Chaträume haben sie diese zu entfernen und der zuständigen internen Stelle (matrix-support@rz.uni-freiburg.de) zu melden.
Die Universität Freiburg übernimmt keine Haftung für eine missbräuchliche Nutzung. Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses gelten die allgemeinen Grundsätze der gestuften Arbeitnehmerhaftung.
Der Zugang zum Matrix Messenger kann aus technischen oder organisatorischen Gründen jederzeit beschränkt oder eingestellt werden. Es besteht kein Anspruch auf Zugang zu diesem.
Bei Zuwiderhandlung gegen die Nutzerpflichten behalten wir uns vor, den Account der/des betreffenden Nutzerin/Nutzers zu sperren.
Für die Nutzung auf dienstlichen mobilen Endgeräten empfehlen wir die Nutzung der Element Apps in den mobilen App-Stores. Auf dienstlichen Rechnern der Universität Freiburg ist der Element Desktop Client (abrufbar z.B. über die Seite des Herstellers https://element.io/download) zu installieren.
Für die Verwendung des Matrix Messengers auf privaten Endgeräten im Einklang mit der ZUV-IT-Richtlinie empfehlen wir dringlich die Nutzung der browserbasierten Webanwendung unter https://matrix.uni-freiburg.de
Es ist Nutzerinnen und Nutzern ausdrücklich untersagt, den Matrix Messenger zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung von Personen zu nutzen. Eine generelle Überwachung der Nutzung des Matrix Messenger zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle durch die Universität Freiburg erfolgt nicht. Bei Bestehen eines begründeten Verdachts auf eine unberechtigte oder missbräuchliche Nutzung des Matrix Messengers, einer strafbaren Handlung oder eines sonstigen Vergehens oder Arbeitspflichtverletzung kann eine Auswertung der Protokolldaten erfolgen und strafrechtliche sowie arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Die Kommunikation zwischen den Endgeräten der Nutzenden und dem Matrix Messenger erfolgt Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die Chat-Inhalte werden zudem nochmals verschlüsselt auf zugriffsbeschränkten Speichersystemen des Rechenzentrums der Universität Freiburg abgelegt. Die Daten werden in regelmäßigen Abständen auf anderen zugriffsbeschränkten Systemen des Rechenzentrums der Universität Freiburg gesichert. Verschlüsselte Chat-Inhalte können nur mit dem persönlichen Schlüssel der beteiligten Nutzerinnen und Nutzer geöffnet bzw. wiederhergestellt werden.
Um einen sicheren und langfristigen Betrieb des Dienstes zu gewährleisten, ist es notwendig, regelmäßig Updates einzuspielen. Normale Wartungsarbeiten sollten in der Regel eine Betriebsunterbrechung von 15 Minuten nicht überschreiten und werden daher ohne Vorankündigung durchgeführt. Umfangreichere Wartungsarbeiten im Rahmen von Hauptversionssprüngen werden allen Nutzenden rechtzeitig angekündigt.
Für diesen Dienst wird ein regelmäßiges Backup durchgeführt. Das Backup ist so implementiert, dass im Katastrophenfall eine vollständige Wiederherstellung des Dienstes möglich ist. Es ist nicht möglich, von Nutzerinnen und Nutzern gelöschte Nachrichten oder Dateien wiederherzustellen.
Mit der Zustimmung zu diesen Nutzungsbedingungen stimmen die Nutzerinnen und Nutzer auch den Informationen zum Datenschutz zu. Diese können Sie unter https://matrix.uni-freiburg.de/datenschutz abrufen.
Mit dem Verlust der Gültigkeit des persönlichen UniAccounts erlischt die Zugangs-berechtigung zum Matrix Messenger und der Zugang wird gesperrt. Die einer/einem Nutzerin/Nutzer zugeordneten Daten werden für einen Zeitraum von 12 Monaten nach Ablauf der Zugangsberechtigung gespeichert. Danach werden sie gelöscht. Die Matrix-ID (@<UniAccount>:<server-name> bleibt, um eine erneute Vergabe zu verhindern, erhalten. Aktive Chatverläufe werden serverseitig für maximal 12 Monate gespeichert.
Auf dieser Plattform erstellte Inhalte und Werke können dem deutschen Urheberrecht unterliegen. Aber auch die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede sonstige Art der Verwertung von Inhalten außerhalb der Grenzen des Urheberrechts bedürfen der schriftlichen Zustimmung des/der Ersteller/in und sind nur für den dienstlichen bzw. studiumsbezogenen Gebrauch gestattet. Soweit Nutzer Inhalte Dritter einstellen, sind deren Urheberrechte zu beachten. Die Inhalte sind zudem als Inhalte Dritter zu kennzeichnen. Sollten Sie auf eine Urheberrechtsverletzung aufmerksam werden, bitten wir um entsprechende Hinweise an die Admins und/oder Moderatorinnen/Moderatoren der jeweiligen Chaträume und die zuständige interne Stelle (matrix-support@rz.uni-freiburg.de).
Für die Client-Software Element Web, Element Mobile bzw. Element Desktop gelten die Lizenzbedingungen des Herstellers: https://element.io/ (Apache License 2.0)
Die Universität Freiburg behält sich das Recht vor, die Nutzungsbedingungen zu ändern. Dies gilt insbesondere dann, wenn eine Änderung aufgrund zwingender gesetzlicher Vorschriften erforderlich wird. Die Nutzerinnen und Nutzer werden hierüber informiert. Bei Änderungen der Nutzungsbedingungen ist eine erneute Zustimmung beim nächsten Login erforderlich.
Für die Nutzung des Matrix Messengers gelten neben diesen Nutzungsbedingungen ergänzend und soweit anwendbar die Netzbenutzungsordnung (NBO) in Verbindung mit den Social Media Guidelines, der Social Media Netiquette und den Informationen zum Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) der Universität Freiburg.
Erste veröffentlichte Version, Stand 11.04.2024
Die vorstehenden verbindlichen Bedingungen für die Nutzung des Matrix Messengers an der Universität Freiburg habe ich zur Kenntnis genommen und verpflichte mich zu ihrer Einhaltung und Beachtung.